Plunet & Hubspot CRM
Ez az útmutató első bevezetésünk az üzleti folyamatok kezelésébe és a megoldásépítésbe. Most, hogy már ismeri az alapvető funkciókat (madarak, repülések és alkalmazások), itt az ideje elsajátítani azokat a készségeket, amelyek segítenek a legtöbbet kihozni a Blackbird-ből!
Az adatok szinkronizálása két rendszer között tipikus Blackbird használati eset. A követelmények általában így hangzanak: “Amikor új x jön létre az y rendszerben, szinkronizáljuk azt a z rendszerbe”. Ma a Plunet és Hubspot rendszereket vesszük példaként ehhez az esethez, de természetesen ugyanez a módszertan bármely két másik rendszerre is alkalmazható.
Megjegyzés: A cikk során, ahol Plunet megrendelésre hivatkozunk, az helyettesíthető Plunet árajánlattal vagy Plunet kéréssel, hasonlóképpen választhatja a Hubspot Árajánlatokkal való összekapcsolást is.
1. Követelmények
Ahogy minden tapasztalt szoftverfejlesztő elmondaná: pontos követelmények meghatározása nehéz feladat. Ez azért van, mert a szoftver világában mindent pontosan lehet definiálni, míg az emberi nyelv világában sokkal “szabadabban” írjuk le, mit szeretnénk elérni. Nézzünk meg egy valós példát egy Blackbird-felhasználó követelményére:
“Szeretnénk szinkronizálni a Plunet megrendeléseket a Hubspot üzletekkel”
Ez a követelmény még messze van egy valódi madártól. Ezért az első lépés a további részletek megszerzése. Feltételezve, hogy már tudjuk, mik a Plunet megrendelések és a Hubspot üzletek, választ kell találnunk a két legfontosabb kérdésre: Milyen adatokat kell szinkronizálni és Mikor történjen meg ez a szinkronizáció?
“Szeretnénk létrehozni egy üzletet a Hubspotban, amikor egy megrendelés jön létre a Plunetben. Az üzlet összegét, nevét, ügyféladatait, kapcsolattartóját és projektmenedzserét kell szinkronizálni”
Ez már jobban hangzik. Akár saját munkafolyamatot valósít meg a Blackbird-ben, akár valaki más követelményeivel dolgozik, képesnek kell lennie megfogalmazni, hogy Minek kell történnie Mikor. Ha ezt az üzleti folyamatot már most is “manuálisan” hajtják végre rendszeres időközönként, akkor rendkívül értékes lehet, ha (digitálisan) leül e személy mellé, miközben elvégzi ezeket a műveleteket. Ez segíthet a rejtett követelmények feltárásában, de már a következő lépések megtételében is előnyt jelenthet. Minden esetben ajánlott, hogy egy követelményt legalább manuálisan végre lehessen hajtani, még akkor is, ha az jelenleg nem része egyetlen üzleti folyamatnak sem.
2. Kapcsolatok feltérképezése
Most, hogy jobban értjük, mit kell építenünk, tájékozódnunk kell arról, hogyan működnek ezek a rendszerek. Mi az ügyfél a Plunetben? Mi a megrendelés? És ami a legfontosabb: mik az ezeknek megfelelő reprezentációk a Hubspotban?
Kezdjük a Plunettel, de röviden:
- Több ügyfél van.
- Minden ügyfélnek lehet több kapcsolattartója.
- A Plunet “belső erőforrásokkal” rendelkezik, amelyek a szervezet embereit képviselik.
- Több megrendelés lehet, mindegyik az ügyféllel megkötött üzletet képviseli.
- Egy Plunet megrendelés egy “belső erőforráshoz” van kapcsolva projektmenedzserként, egy ügyfélhez és annak egy kapcsolattartójához.
A Hubspotban a dolgok hasonlóak, de jelentős különbséggel:
- Több vállalat van
- Több kapcsolattartó van
- Több üzlet van. Egy üzletnek van egy “üzlet tulajdonosa”, aki egy Hubspot felhasználó
- E három entitás között sok-a-sokhoz kapcsolatok léteznek. A Hubspot “asszociációkat” használ ezeknek a kapcsolatoknak a nyilvántartására.
Ezek a struktúrák elég hasonlóak ahhoz, hogy leképezést készítsünk a kettő között. Azonban néhány esetben ezek a hasonlóságok nem léteznek. Ezekben az esetekben célszerű megvizsgálni, hogyan képezték le ezeket a kapcsolatokat az adott szervezetben.
Rajzoljuk fel a szemantikai kapcsolati térképet:
3. A kapcsolatok implementálása
Amikor szemantikai kapcsolatokkal foglalkozunk, azokat explicitté kell tennünk. Ezt azért tesszük, hogy később könnyen válaszolhassunk az olyan kérdésekre, mint: “Ha van egy x entitásom, hogyan jutok el az y entitáshoz?”. Például tudjuk, hogy egy rendszeren belül lesznek műveletek bizonyos kapcsolatok lekérdezésére. Egy Plunet megrendelés esetén könnyen megkaphatom a projektmenedzsert. Egy Hubspot vállalat esetén könnyen megkaphatom a kapcsolattartókat. Ezek a kapcsolatok és műveletek alapból elérhetők! De hogyan képezzük le az imént definiált implicit kapcsolatokat? Ha van egy Plunet megrendelésen, hogyan jutok el a megfelelő vállalathoz a Hubspotban?
Valahol tárolni kell a másik megfelelő entitásra való hivatkozásokat. Szerencsére mind a Plunet, mind a Hubspot lehetővé teszi, hogy egyedi mezőket hozzunk létre és állítsunk be ezekhez az entitásokhoz.
A Plunet esetében létrehozunk egy szövegmodult és alkalmazzuk azt az Ügyfelekre, belső erőforrásokra és megrendelésekre. A szövegmodul neve Hubspot ID lesz, hogy elmenthessük a megfelelő entitások Hubspot azonosítóit. A szövegmodulokról további információkat a Plunet dokumentációjában találhat.
A Hubspotban minden entitás rendelkezhet Egyéni tulajdonságokkal (Beállítások -> Adatkezelés -> Tulajdonságok). Létrehozhatunk egy új tulajdonságot mindegyik releváns entitáson. Az egyéni tulajdonságokról további információkat a Hubspot dokumentációjában találhat.
Létrehoztuk a két különálló rendszerünkben lévő entitások szemantikai összekapcsolásához szükséges infrastruktúrát, és készen állunk a következő lépésre!
4. A madár tervezése
Emlékeztessük magunkat arra a munkafolyamatra, amelyet automatizálni próbálunk:
“Szeretnénk létrehozni egy üzletet a Hubspotban, amikor egy megrendelés jön létre a Plunetben. Az üzlet összegét, nevét, ügyféladatait, kapcsolattartóját és projektmenedzserét kell szinkronizálni”
Elérkeztünk a legfontosabb lépéshez, amelyet a madár építése előtt teszünk: a probléma kisebb lépésekre bontásához. A tipikus Blackbird munkafolyamatokra leggyakrabban alkalmazható stratégia: milyen lépéseket tenne meg egy személy, hogy ezt a munkafolyamatot manuálisan végrehajtsa? - miközben már feltételezzük az általunk létrehozott korábbi “infrastruktúrát”. Ha valaki nem tudja elképzelni, hogyan lehet egy munkafolyamatot manuálisan végrehajtani, akkor nem tudjuk a Blackbird-et sem erre utasítani. Ezért a manuális lépések képezik az automatizálásunk alapját.
Írjuk le a manuális lépéseket, amelyeket el kell végezni a Plunet megrendelés Hubspot üzlettel való szinkronizálásához. Feltételezzük, hogy a megrendelés már létrejött.
- Új üzlet létrehozása a Hubspotban, és az ár, név és dátum hozzáadása a Plunet megrendelésből.
- A Plunet megrendelési azonosító egyedi tulajdonság beállítása a Hubspotban a létrehozott Plunet megrendelés azonosítójával
- Az üzlet létrehozása után az Üzlet azonosító lekérése a Hubspotból és hozzáadása a Plunet Hubspot ID szövegmoduljához
- A megrendelés ügyfelének megkeresése a Plunetben és a Hubspot azonosítójának megtalálása a szövegmodulban
- Új asszociáció létrehozása e Hubspot ügyfél és a Hubspot üzlet között
- A megrendelés kapcsolattartójának megkeresése a Plunetben és a Hubspot azonosítójának megtalálása
- Új asszociáció létrehozása a Hubspot kapcsolattartó és a Hubspot üzlet között
Talán felmerül a kérdés, miért töltjük ki az egyedi tulajdonságokat és szövegmodulokat, miközben ezek nem feltétlenül szükségesek ehhez a madárhoz. Azt javasoljuk, hogy jó gyakorlatként hozzuk létre ezeket az asszociációkat a jövőbeli munkafolyamatokhoz és forgatókönyvekhez.
Úgy tűnik, hogy a madarunk elég egyszerű lesz! Körülbelül 6 műveletet hajtunk végre a Plunet és Hubspot kézi szinkronizálásakor, így hasonló méretű madárra számíthatunk.
5. A madár felépítése
Végre készen állunk a madár megépítésére! Ha helyesen tervezted meg a műveleteidet, akkor a madárban szereplő műveletek alapvetően megfelelnek azoknak a manuális lépéseknek, amelyeket végre kellene hajtanod.
Ahogy látható, a számozott műveletek megfelelnek a fent megtervezett lépéseknek!
Amikor már tesztelte ezt a folyamatot (javasoljuk, hogy kezdetben kézi indítással tegye ezt, és csak egy “hardkódolt” Plunet megrendelést használjon), elkezdheti átgondolni az indítót: mikor is kell ennek a madárnak repülnie?
A madárnak akkor kell aktiválódnia, amikor új megrendelés jön létre a Plunetben. Úgy tűnik, van egy esemény a Plunetben, amely az On order created. Sajnos ez az a pillanat, amikor mélyebb rendszerismeretekre lenne szükségünk a Plunetről. Nevezetesen, ez az esemény nem akkor aktiválódik, amikor egy új megrendelést először mentünk el, hanem a Plunetben abban a pillanatban, amikor rákattintunk az új megrendelés gombra. Ez rendkívül használhatatlan, mivel ebben a pillanatban az egész megrendelés még üres lesz.
Bátorítjuk, hogy kísérletezzen az eseményekkel (és műveletekkel) izolált madarakban, egyszerűen azért, hogy megismerje viselkedésüket, mielőtt nagyobb madár forgatókönyvekben használná őket.
Ne aggódjon, van egy másik esemény, amit használhatunk: On order status changed. Gyakori, hogy a projektmenedzserek létrehoznak egy új megrendelést, és az inicializálási fázist a megrendelés státuszának megváltoztatásával fejezik be. Ehelyett ez legyen az indítónk!
Most egy olyan probléma merül fel, hogy ezt a státuszváltoztatást többször is alkalmazhatják. Képzelje el, hogy egy projektmenedzser átállítja a státuszt, aktiválja a madarat, aztán visszaváltja és újra átállítja, ismét aktiválva azt. Most duplikált Hubspot üzleteink vannak!
A legjobb módja annak, hogy elkerüljük ezt az újonnan létrehozott problémánkat, az, ha egyszerűen az elején ellenőrizzük, hogy már beállítottuk-e a Hubspot üzlet azonosítót a Plunet szövegmodulunkban. Ha nem, akkor biztonságosan végrehajthatjuk a madár többi részét.
Ezekkel a részletekkel kiegészítve a teljes madár így néz ki:
Gratulálunk! Elvégezted a megoldásépítő összes lépését egy üzemkész madár létrehozásához!
6. További madarak
De várj